Persondatapolitik

1. Indledning

Behandling af personoplysninger om brugere, kunder og samarbejdspartnere

Denne politik er en del af PAYS samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning. Politikken er gældende for selskabet PAYS ApS.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og PAYS behandler alene personoplysninger, hvis der er grundlag for behandlingen. Derudover er PAYS opmærksom på, at PAYS alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå det formål der forfølges, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, så længe grundlaget er særskilt og sagligt.

PAYS behandling af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. PAYS gennemgår og sletter jævnligt de registrerede personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som PAYS ikke længere har noget grundlag for at behandle, grundet instruksen givet af den i dette tilfælde dataansvarlige.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes PAYS som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til PAYS. Dog agerer PAYS i langt de fleste tilfælde som databehandler, og vi er derfor underlagt instruks fra den dataansvarlige, som typisk vil være den organisation du er blevet kontaktet på vegne af.

1.1 Dataansvarlig
PAYS ApS er alene dataansvarlig og betragtes som dataansvarlige for de indsamlede personoplysninger om kunder. Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger for PAYS

Navn: PAYS ApS
Adresse: Gråbrødre Plads 4, 2, 5000 Odense C
CVR nr.: 28518439
E-mail: alexander@pays.com

Den dataansvarliges repræsentant:
Den dataansvarlige har udpeget følgende repræsentant
Navn: Thomas Muus Thorkilsen
E-mail: Thomasmuus@pays.com
Telefonnr.: 88 700 800

2. Behandling af personoplysninger
Som et led i det daglige arbejde hos PAYS behandler virksomheden en række personoplysninger om alle brugere af vores hjemmeside (https://pays.dk ) samt PAYS kunder og samarbejdspartnere. PAYS er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker vis. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores hjemmeside i det tilfælde vi er dataansvarlig, og hvorledes vi i andre tilfælde hvor vi behandler data og agerer under instruks når vi er databehandler.
Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være samtykke idet du selv oplyser disse til os ved din henvendelse – uanset om dette er via kontaktformularen på hjemmesiden eller via mail.

I det tilfælde vi agerer under instruks fra en dataansvarlig, vil behandling af persondata bunde i at behandling er nødvendig for at den dataansvarlige kan forfølge en legitim interesse og i visse tilfælde samtykke, såfremt du har udleveret dine persondata til enten os eller en 3.part der har lov til at videresælge disse til enten os eller den dataansvarlige.

2.1 Ved henvendelser
Når du henvender dig til os pr. mail, vores hjemmeside eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du eksempelvis kontakter os på Facebook, vil vi – via Facebook – modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på Facebook er. Hvis du henvender dig via vores kontaktformular, behandler vi ligeledes disse personoplysninger, herunder dit navn, e-mail, samt dét, henvendelsen drejer sig om.
Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant – notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder, leverandører, samarbejdspartnere og 3.parter. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, i vores system.
Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via Facebook, LinkedIn eller vores hjemmeside, f.eks. cpr. nr., kontooplysninger eller helbredsforhold. Såfremt du dog gør dette vil vi behandle disse oplysninger i overensstemmelse med lovgivningen, og grundlaget for vores behandling af disse oplysninger vil være samtykke.

2.1.1Tilmelding til nyhedsbreve
Ved tilmelding til PAYS nyhedsbrev, giver du dit samtykke til, at PAYS må sende dig elektronisk post omkring pressemeddelelser og markedsføring, dette gælder også via sociale medier, internet og andre digitale kanaler.

PAYS må indsamle og bruge data om dig og dine aktiviteter og samkøre sådanne data med andre oplysninger, som PAYS allerede har eller får fra anden side, også fra eksempelvis cookies fra PAYS’ hjemmeside.

PAYS lagrer dine data i et CMS-system, som stilles til rådighed af en af vores leverandører. Vi har indgået en databehandleraftaler med de eksterne leverandører, som behandler dataene på vores vegne.

Dine data vil blive opbevaret af PAYS, som du altid kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller ønsker vedrørende data om dig og dine aktiviteter.
Du kan altid tilbagekalde dit samtykke pr. mail eller ved afmeldingslinket i nyhedsbrevene

Ved relevante fagområder, produkter eller måder at kommunikere på som på tidspunktet for samtykkets afgivelse ikke er en del heraf, må PAYS benytte samtykket til at orientere dig og spørge dig, om du ønsker at opdatere dit samtykke eller data om dig, i henvendelsen skal det tydeligt fremgå hvilke fagområder, produkter eller andre måder at kommunikere på PAYS ønsker at opdatere dit samtykke med. Samtykket vil kun blive opdateret såfremt du tilkendegiver at du gerne vil have det opdateret – såfremt tilkendegivelsen ikke er i overensstemmelse med persondataforordningen, vil dit samtykke ikke opdateres.

2.1.2 Registrering af data gennem pop-ups
Hvis du via pop-ups på PAYS’ hjemmeside registrerer eller tilmelder dig f.eks. nyhedsbrev, så giver du dit samtykke til, at PAYS må behandle de angivne oplysninger i tråd med de samtykkevilkår du oplyses for den pågældende handling.

PAYS lagrer dine data i et CMS-system. Vi har indgået en databehandleraftale, som behandler data på vores vegne.

Du kan altid kontakte PAYS, hvis du har spørgsmål eller ønsker vedrørende persondata der er henførbare til dig.

Du kan altid bede om at få slettet oplysninger registreret om dig ved at kontakte PAYS.

2.2 kategorier af oplysninger
De kategorier af oplysninger vi behandler om dig i rollen som dataansvarlig er:

Navn
E-mail
Forhold vedr. din henvendelse

Såfremt du selv udleverer øvrige oplysninger – særligt personfølsomme oplysninger – betragter vi det som samtykke til at vi lagrer oplysningerne i overensstemmelse med vores lagrings- og slettepolitik. Vi vil dog ikke anvende oplysningerne i nogen henseende.

I rollen som databehandler, vil omfanget af oplysninger være forskelligt fra opgave til opgave. Typisk vil der dog være tale om:

Navn
Adresse
Telefonnummer
CPR-nummer

I visse tilfælde vil den dataansvarlige have leveret alle eller nogle af oplysningerne i forvejen. Dette vil dog til en hver tid komme an på omfanget af det samtykke du tidligere har afgivet til den dataansvarlige. PAYS er derfor ikke ansvarlig for hvorledes denne data er indsamlet eller hvorledes dataansvarlig er kommet i besiddelse af denne data.
I andre tilfælde vil vi af den dataansvarlige blive bedt om at indhente forskellige data fra diverse offentlige registre eks. 118 eller §31-teledata. Vi opbevarer og anvender kun dine personoplysninger til den instruks vi har modtaget fra den dataansvarlige organisation. Dataene slettes også i overensstemmelse med instruksen fra dataansvarlige. Dette betyder også at vi efter endt behandling i overensstemmelse med slettepolitikerne fastsat fra den dataansvarlige vil slette denne data.

3. Opbevaring og sletning
Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os i det tilfælde vi agerer som dataansvarlig i den enkelte situation og ellers af den dataansvarlige vi behandler data på vegne af. Det springende punkt i tilfældet hvor PAYS agerer som dataansvarlig er, at der skal være sagligt behandlingsgrundlag for det.

3.1.1 PAYS som dataansvarlig
I det tilfælde PAYS agerer som dataansvarlig lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.

3.1.2 PAYS som databehandler
I det tilfælde PAYS agerer som databehandler er der særskilt med alle kunder aftalt slette- og opbevaringsperiode af data efter at disse er afleveret til den dataansvarlige. Dette er blandt andet et led i at sikre at data ikke gå tabt som følge af hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse. Sletterutiner kan være forskellige dataansvarlige imellem.

3.2 Ved Henvendelse
Da PAYS agerer som både dataansvarlig og databehandler vil begge tilfælde beskrives herunder.

3.2.1 PAYS som dataansvarlig
Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Såfremt din henvendelse resulterer i, at vi opretter dig i vores CRM-system, vil du blive betragtet som kunde. Dine oplysninger vil derfor blive slettet i henhold til vores procedure for sletning.

3.2.1.1 Som kunde
Som kunde behandler vi dine oplysninger så længe der er samtykke hertil, eller der er en legitim interesse. Samtykket kan være givet ved at tilmelde sig PAYS’ nyhedsbrev. Dette samtykke skal tilbagekaldes særskilt og anses ikke som tilbagekaldt såfremt andre kundeforhold måtte ophøre. Såfremt du tilbagekalder dit samtykke til vores nyhedsbrev, vil vi slette dine personoplysninger inden for 60 dage.
Andre oplysninger om dig som kunde vil blive slettet et år efter endt kundeforhold medmindre der er sagligt grundlag for at beholde oplysningerne.

3.2.2 PAYS som databehandler
Såfremt du retter henvendelse til os direkte i et tilfælde hvor vi agerer som databehandler og ønsker at få dine persondata behandlet i overensstemmelse med den registreredes rettigheder vil vi henvise dig til at tale med den dataansvarlige, da vi ikke har muligheden for at gøre dette uden en specifik skriftlig instruks fra den dataansvarlige. Vi tilbyder dog i samme tilfælde også at tage fat i den dataansvarlige og gøre dem opmærksom på forholdet, så du som registreret får den bedst mulige oplevelse, og hurtigst mulige sagsbehandling.

4. Sikker behandling af personoplysninger
PAYS behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en lang række af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen, dette er uanset om vi agerer som dataansvarlig eller databehandler.

Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har PAYS ligeledes givet adgang til en række (under)databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for de rammer, der er opstillet fra PAYS’ side.

Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerene er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde, eller bliver brugt af disse uden hjemmel hertil.

5. Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver aldrig de oplysninger, vi har modtaget fra dig i forbindelse med tilmelding til vores nyhedsbrev, til tredjemand, medmindre vi har fået samtykke hertil fra dig, eller vi har en retlig forpligtelse hertil.
Hvis du er ansat eller er i rollen som registreret hos os, kan det være 

nødvendigt for os at videregive dine oplysninger til andre aktører. Det kan eksempelvis være videregivelse af oplysninger til underleverandører, fagforeninger eller revisorer. Dette skyldes, at vi i nogen tilfælde er forpligtede til at videregive personoplysninger, eller fordi det er nødvendigt for at kunne varetage dine eller den dataansvarliges interesser.

Vi videregiver alene dine personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Det kan enten eksempelvis være på baggrund af dit samtykke, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af gældende lovgivning. Der gælder dog særlige regler i databeskyttelsesloven om videregivelse, som indebærer, at vi i mange tilfælde ikke videregiver oplysninger til andre aktører.

Uanset om vi i rollen overfor dig er dataansvarlig eller databehandler, vil vi kun videregive persondata hvis det er for at:
Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.

Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
Skades friholde PAYS, vores kunder eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi har muligheden for at dele oplysninger, der ikke identificerer registrerede, med offentligheden og vores samarbejdspartnere.

6. Dine rettigheder
Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet, dette kan du læse mere om i punkt 6.8.

6.1 PAYS som databehandler
I ALLE TILFÆLDE hvor PAYS agerer som databehandler, har vi ikke direkte mulighed for at imødekomme din forespørgsel idet vi handler på instruks på den dataansvarlige. Såfremt du dog har spørgsmål hertil, vil vi altid henvise dig til den dataansvarlige så du har mulighed for at udøve dine rettigheder som registreret. I visse tilfælde har vi også mulighed for at skrive til den dataansvarlige og holde dig inkluderet i kommunikationen, så du som registreret har mulighed for at følge med i sagen.

6.2 Ret til indsigt i egne personoplysninger
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger PAYS behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, såfremt vi er dataansvarlig, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med. Såfremt vi ikke er dataansvarlig, vil vi bede dig stile din henvendelse til den dataansvarlige, så du har mulighed for at udøve dine rettigheder som registreret

6.3 Ret til at få rettet urigtige personoplysninger
Såfremt PAYS behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning vil vi sørge for at få de pågældende oplysninger tilrettet/slettet. Såfremt vi ikke er dataansvarlig, vil vi bede dig stile din henvendelse til den dataansvarlige, så du har mulighed for at udøve dine rettigheder som registreret.

6.4 Ret til sletning
Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt ville slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet på ulovlig vis, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker. Såfremt vi ikke er dataansvarlig, vil vi bede dig stile din henvendelse til den dataansvarlige, så du har mulighed for at udøve dine rettigheder som registreret.

6.5 Ret til at gøre indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om vores legitime interesser går forud for kundens interesser. Såfremt vi ikke er dataansvarlig, vil vi bede dig stile din henvendelse til den dataansvarlige, så du har mulighed for at udøve dine rettigheder som registreret.

6.6 Dataportabilitet
Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige. Såfremt vi ikke er dataansvarlig, vil vi bede dig stile din henvendelse til den dataansvarlige, så du har mulighed for at udøve dine rettigheder som registreret.

6.7 Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne. Såfremt vi ikke er dataansvarlig, vil vi bede dig stile din henvendelse til den dataansvarlige, så du har mulighed for at udøve dine rettigheder som registreret.

6.8 Klagevejledning til Datatilsynet
Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K, eller dt@datatilsynet.dk Du kan desuden læses mere på www.datatilsynet.dk.

7. Cookies
Vi bruger cookies til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier og til at analysere vores trafik. Vi deler også oplysninger om din brug af vores hjemmeside med vores partnere inden for sociale medier, annonceringspartnere og analysepartnere. Vores partnere kan kombinere disse data med andre oplysninger, du har givet dem, eller som de har indsamlet fra din brug af deres tjenester.